Организация как система процессов. Организация как система управления
Организация как система
Слово «организация» происходит от латинского organizo – делать сообща, стройный вид, устраиваю [См.: Смирнов Э. А. Теория организации: учеб. пособие / Э. А. Смирнов. – М.: ИНФРА-М, 2000]. Организация рассматривается как процесс и как явление. Как процесс она представляет собой совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого. Как явление организация представляет собой физическое объединение реальных элементов для выполнения определенной программы или цели. Именно наличие цели определяет само существование организации. В настоящем пособии в качестве основного используется последний подход.
При данном подходе организация рассматривается собственно как некий объект, имеющий упорядоченную структуру. В таком объекте совместно существуют разнообразные элементы и связи между ними, при этом в качестве элементов могут быть как технологические элементы (машины, устройства и т. д.), так и люди.
Если рассматривать организацию с точки зрения системного подхода, основными будут являться вопросы, связанные с рассмотрением внешней среды существования и функционирования организации, внутренней ее среды, а также взаимосвязей, которые образуются в организации.
Для понимания и проектирования внутриорганизационных процессов большое значение имеет анализ среды, в которой организация существует и к которой она адаптируется.
Можно выделить различные факторы воздействия на организацию внешней среды, к ним относятся политические, экономические, социальные, технологические, ресурсные (рис. 9).
Рис. 9. Внешняя среда организации
[ См.: Костров А. В. Основы информационного менеджмента /
А.В. Костров. – М. : Финансы и статистика, 2001]
Все факторы внешней среды можно также разделить на прямые (которые оказывают непосредственное влияние на организацию) и косвенные (оказывают опосредованное влияние на организацию).
Так, например, в качестве факторов прямого воздействия можно принимать все, что связано с поставщиками разнообразных ресурсов, необходимых для работы организации. К ним же относятся и возможности привлечения капитала, и трудовые ресурсы, и потребители. Фактором прямого воздействия является сфера законодательства по профилю организации.
Факторы косвенного характера обычно сложнее, чем прямые. Это обусловлено трудностями в прогнозировании того, как они могут повлиять на организацию. К числу косвенных факторов относят уровень технологий, общее состояние экономики страны или региона, социокультурные и политические факторы, международную обстановку и др.
Внутренние условия существования организации можно трактовать как некие переменные, характеризующие ее состояние. Это цели, задачи, структура, технология и ресурсы.
Технологии
Ресурсы Цели Структура
Рис. 10. Внутренняя среда организации
Ведущим элементом формирования организации является понимание и разделение целей деятельности. Несмотря на то что цели в организации могут быть различными, основным фактором согласованности служит глобальная цель, по отношению к которой все остальные выступают как подцели.
Задачи в организациях являются элементами конкретизации цели. Они позволяют сделать цель более понятной и достижимой.
Одной из основных внутренних характеристик организации являются ресурсы, которыми она располагает. В настоящее время в любой организации выделяются материальные, энергетические, финансовые, интеллектуальные, информационные, трудовые ресурсы.
К числу основных внутренних переменных организации также относятся технологии. Термин «технология» в широком толковании обозначает некоторую область деятельности, в узком – определенный тип переработки сырья в конечный продукт. В узком смысле понятие «технология» более предметно характеризует конкретную организацию, ее специфические особенности и конкретные возможности: технологию можно определить как технологический ресурс.
Структура организации является также важнейшим элементом внутренней среды. В зависимости от целей организации, ее «возраста», технологии, состояния и динамики внешней среды организационная структура приобретает различные формы. Она может быть иерархической, матричной, предпринимательской, смешанной.
В процессе деятельности с внешней средой и между элементами организации должны осуществляться различные связи – коммуникации, что требует обеспечения как концептуального, так и технологического. От совершенства коммуникаций успех организации зависит в не меньшей степени, чем от набора ресурсов. Внутри организации имеются как вертикальные – по подчиненности коммуникации (субординация), так и горизонтальные, которые диктуются технологиями (координация). Коммуникации могут быть формальными, т.е. предусмотренными структурой, и неформальными, которые возникают сами по себе и, может быть, даже вопреки формальным.
Для обеспечения коммуникаций создаются специальные средства, которые, по существу, тоже являются технологиями. К важнейшим особенностям коммуникационных каналов относятся резервирование и обратная связь.
Организация, как и любая социально-экономическая система, – это система с управлением. В рамках организации как системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональных специализаций. Организация построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, стремящиеся к непрерывному совершенствованию, развитию как системы в целом, так и ее отдельных составляющих.
Управление – это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного положения или перевода ее в новое состояние.
Любая система управления должна иметь четыре основных элемента:
– вход основной системы;
– выход основной системы;
– канал обратной связи (воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода);
– блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.
Блок управления
Внутренние процессы преобразования входов в выходы
Обратная
Внутренняя
организации
Рис. 11. Организация как система со своими параметрами входа и выхода
Параметрами входа могут являться:
– информация;
– денежные поступления (например, кредит);
– материальные ресурсы.
Параметрами выхода являются:
– конечный продукт, ценный для потребителя;
– финансовые ресурсы (результаты) компании;
– информация.
Соответственно, внутренняя среда в процессе преобразования входов в выходы участвует в том или ином потоке преобразования, которые в совокупности составляют единый бизнес-процесс.
Основу любой социально-экономической системы составляют процессы управления.
Процесс управления организацией относится к наиболее сложным формам человеческой деятельности. Сущность управления организацией состоит в осуществлении постоянного целенаправленного воздействия на управляемую и управляющие подсистемы.
Процесс управления как элемент управленческой деятельности включает в себя: систему коммуникации, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.
Сущность управления можно проследить через эволюцию представления об организации как основного объекта управления. Выделяют пять перечисленных ниже этапов [Ямпольская Д. О., Зонис М. М. Менеджмент / Д. О. Ямпольская, М. М. Зонис. – СПб.: Нева, 2004]:
1. Организация представляется как сумма трудовых операций. Управлять – значит правильно организовать производственные процессы и повышать производительность труда. Организация конструируется и контролируется менеджерами.
2. Организация – это административная пирамида как наиболее устойчивое строение (административный механизм). Ей присуща четкая структура, единоначалие, разделение труда, баланс полномочий и ответственности, корпоративная мораль.
3. Организация – это бюрократия, где человек – это винтик огромной машины, материал для построения целого, не имеющий права на индивидуальные особенности. Индивидуальность личности подавляется разработкой и предписанием точного соблюдения инструкций практически «на все случаи жизни».
4. Организация – это группа единомышленников, семья. При такой концепции на первый план выходят межличностные и межгрупповые отношения (принцип Э. Мэйо). Управление должно вписываться в психологическую структуру группы, осознавать возможность спонтанного, неконтролируемого, самоорганизации.
5. Организация – это социотехническая система, т.е. взаимодействие группы людей с определенной техникой. Техническая система и система межличностных отношений могут пересекаться. От технической системы зависят социальные отношения, а от последних – производственная система. Отсюда – организация характеризуется как сложная, разнородная вероятностная система.
Федеральное агентство по образованию Филиал Государственного Общеобразовательного Учреждения Высшего Профессионального Образования московского государственного индустриального университета в г. Вязьме Смоленской области
Реферат
Тема: Организация как система
Дисциплина: Общая теория организации
Специальность: 080507 «Менеджмент организации»
Группа: 04Мд3
Студентка: Алексеева Елена Викторовна
Преподаватель: Ханадеева Елена Анатольевна
Введение…………………………………………………………………………...3
Эволюция понятия «система»……………………………………………………4
Черты и свойства организаций…………………………………………………...8
Открытые и закрытые системы…………………………………………………11
Организационная культура……………………………………………………...18
Тенденции организационных изменений………………………………………20
Заключение……………………………………………………………………….22
Список использованной литературы…………………………………………...23
Введение
Каждый человек в течении всей своей жизни так или иначе связан с организациями. Именно в них или при их содействии люди растут, учатся, работают, преодолевают недуги, вступают в многообразные отношения, развивают науку и культуру. В рамках организаций повсеместно осуществляется человеческая деятельность. Нет организаций без людей, равно как и нет людей, которым не приходится иметь дело с организациями.
Организация – сложный организм. В нем переплетаются и уживаются интересы личности и групп, стимулы и ограничения, жесткая технология и инновации, безусловная дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы. У организаций есть свой облик, своя культура, свои традиции и репутация. Они уверено развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.
Целью написания данного реферата является изучение организации как системы.
Объектом изучения является понятие организации.
Приступая к всестороннему изучению организаций необходимо знать о том, что существуют различия в трактовке термина «организация». В одних случаях он употребляется для обозначения свойства, понимаемого как деятельность по упорядочению всех элементов определенного объекта во времени и пространстве. Такое истолкование близко к понятию «организовывать». Во множестве же других случаев термин «организация» рассматривается как объект, обладающей упорядоченной внутренней структурой.
Эволюция понятия «система»
Одним из базовых понятий в «Теории организации» является понятие системы, которое, как известно, давно и с успехом используется в других отраслях знаний. Понятие системы имеет длительную историю. Еще в античности был сформулирован тезис о том, что целое больше суммы его частей. Стоики истолковывали систему как мировой порядок. Платон и Аристотель большое внимание уделяли особенностям системы знания и системе элементов мироздания. Понятие системы органически связано с понятием целостности, элемента, подсистемы, связи, отношения, структуры, иерархии, многоуровневости и др. Термин используется, когда хотят охарактеризовать сложный объект как единое целое. Обычно система определяется как совокупность элементов, объединенных некоторой формой регулярного взаимодействия или взаимозависимости для выполнения заданной функции. В понятие «система» на разных этапах ее рассмотрения можно вкладывать разное содержание, говорить о системе как бы в разных ее формах, в зависимости от задачи, которую ставит перед собой исследователь. В философском словаре: система – совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях между собой и образующих некоторое целостное единство.
Согласно общей теории систем:
Система – это реальная или мыслимая совокупность частей, целостные свойства которой определяются связями между частями.
Система – это органическое множество взаимодействующих элементов.
Физиолог П.К.Анохин в известной работе «Теория функциональной системы» (1970 г.) привел 12 формулировок понятия системы разных авторов. В учебнике В.Н.Волковой и А.А.Денисов «Основы теории систем и системного анализа» (1999 г.) авторы говорят уже о 30 определениях понятия «система». Сейчас таких формулировок можно собрать в несколько раз больше.
Определение системы постоянно эволюционировало. Л. фон Берталанфи – определил систему как «комплекс взаимодействующих компонентов» или как «совокупность элементов, находящихся в определенных отношениях друг с другом или со средой». В Большой Советской Энциклопедии «система – объективное единство закономерно связанных друг с другом предметов, явлений, а также знаний о природе и обществе». Позднее в определение «система» вводится понятие цели: в трактовке Анохина «системой можно назвать только такой комплекс избирательно вовлеченных компонентов, взаимодействие и взаимоотношение которых приобретает характер взаимосодействия компонентов для получения фокусированного полезного результата». Подчеркнув, что «взаимодействие компонентов» является общим для всех формулировок, Анохин регламентирует недостаточность самого по себе взаимодействия для любого системного процесса. Он аргументирует ключевое значение результата (цели) деятельности, направлено ограничивающего множество произвольных взаимодействий. Таким образом, в определение системы вносится «цель».
Ю.И.Черняк, объектом исследования которого были экономические системы, вводит в определение системы наблюдателя. «Система есть отражение в сознании субъекта свойств объектов и их отношений в решении задачи исследования, познания» позднее, он же: «Система есть отображение на языке наблюдателя объектов, отношений и их свойств в решении задачи исследования, познания». Таким образом, сопоставляя эволюцию определения системы, следует отметить, что вначале в определении появляются «элементы и связи», затем – «цель», затем – «наблюдатель». В экономических системах, если определить наблюдателя, то можно не достичь цели, ради которой создается система.
С некоторой условностью все понятия «системы» можно поделить на три группы.
Определения, принадлежащие к первой группе, рассматривают систему как комплекс процессов, явлений и связей между ними, которые существует объективно, независимо от наблюдателя. Задача наблюдателя – выделить эту систему из окружающей среды, т.е., как минимум, определить ее входы и выходы, а как максимум, подвергнуть анализу е структуру, выяснить механизм функционирования ее элементов, связи, и воздействовать на нее в нужном направлении. В таком понимании система – объект исследования и управления.
Определения второй группы рассматривают систему как инструмент, способ исследования процессов и явлений. Наблюдатель, имея перед собой цель, конструирует систему как некоторое абстрактное отображение реальных объектов. При этом абстрактная система понимается как совокупность взаимосвязанных переменных, представляющих те или иные свойства, характеристики элементов, объектов, которые рассматриваются в данной системе. В этой трактовке понятие системы смыкается с понятием модели. Говоря о синтезе системы, имеют в виду ее макромодель, анализ же совпадает с микромоделированием ее отдельных элементов и процессов.
Третья группа определений представляет компромисс между двумя первыми. Система здесь – искусственно создаваемый комплекс элементов, предназначенных для решения сложной организационной, технической, экономической задачи. Следовательно, здесь наблюдатель не только выделяет систему из среды, но и создает, синтезирует ее.
Система, с одной стороны, является реальных объектом и одновременно – абстрактным отображением связей действительности, моделью. Однако во всех трех группах определений термин «система» включает в себя понятие о целом, состоящем из взаимосвязанных, взаимодействующих, взаимозависимых частей. Причем свойства этих частей зависят от системы в целом и, наоборот, свойства системы – от свойств, входящих в нее частей. Во всех случаях имеется в виду наличие среды, в которой система существует и функционирует. Для исследуемой системы среда может рассматриваться как надсистема, соответственно ее части – как подсистемы. Более полное определение, включающее элементы и связи, и цель, и наблюдателя, а иногда и язык отображения системы, помогают более конкретно сформулировать проблему, определить задачи, наметить основные этапы системного исследования.
Мозг человека состоит из нейронов, которые сами по себе не способны к какому-либо разумному действию. Но в своей совокупности они рождают некое системное свойство, присущее этой совокупности, которое мы называем мышлением. Его изучение не сводится к изучению свойств отдельных нейронов, - это действительно системное свойство совокупности нейронов. Другими словами, система обладает особыми системными свойствами. Изучение свойств кооперативных взаимодействий представляется важнейшим направлением современной науки.
Одним из основных свойств системы является то, что она состоит из элементов. Эти элементы принято называть подсистемами.
Еще одно важное свойство систем заключается в том, что любая из них сама является частью какой-то, еще большей, системы.
Все организации являются системами. Независимо от целей организации – производственных, экономических, образовательных, политических, медицинских – все они относятся к классу организационных систем и имеют все признаки открытой, динамической системы.
В середине XX в. большое значение для понимания поведения больших, сложных систем приобрели кибернетика, системный подход и системный анализ. Они быстро получили широкий спектр практических приложений в различных областях знания.
Черты и свойства организаций
Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Под словами «сознательно координируемое» понимается управление, под «социальным образованием» - то, что организация состоит из людей или групп лиц, взаимодействующих между собой. Модели взаимодействия, которым следует лица, являются преднамеренными. Организационные процессы содержат в себе социальную сущность, а взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в координации.
Организация имеет относительно определенные границы, которые могут меняться со временем. Члены организации, на которых возлагаются определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных целей. Преимущество организованных групп заключается в том, что человек, входя в состав коллектива, может более успешно достичь своих целей, чем индивидуально. Поэтому для достижения своих целей он создает интегрированные, кооперативные системы поведения.
Определение организации предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников. Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, кто докладывает и кому, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Для нее характерны комплексность, формализация и определенное соотношение централизации и децентрализации.
Комплексность рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделение труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения частей организации.
Под формализацией понимаются заранее разработанные и установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Некоторые организации минимально оперируют с такими стандартными директивами. Другие имеют все типы правил, инструктирующих работников по поводу того, что они могут и чего не могут делать.
Соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, действия по разрешению проблем предпринимаются высшими руководителями, в других случаях принятия решений децентрализовано, ответственность делегируется вниз по иерархии. Принятые соотношения централизации и децентрализации определяют характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления.
Важно подчеркнуть, что организации заранее проектируются, моделируется для формирования структуры, подчиненной интересам достижения установленных целей. При проектировании организации используется представление о ней как об организме, действующем рационально и целенаправленно, имеющем априори установленную цель и совершенствующем методы достижения цели. Проектирование в современных условиях вызвано к жизни увеличивающейся сложностью управления организациями, необходимостью применения научно обоснованных методов для выполнения функций управления и специализацией управленческого труда. Этот подход качественно отличается от широко распространенных методов повышения эффективности организаций – таких, как традиционное расчленение и объединение на опытной основе подразделений или сфер ответственности руководителей, их замена, улучшение тех или иных организационных процедур.
Примерная характеристика предназначения организации в обобщенном виде включает:
предполагаемые продукты и услуги;
место и роль в системе рыночных отношений;
цели организации (выживание, рост, доходность);
технологию (процессы, инновации);
философию (базовые взгляды, ценности, мотивации);
внутреннюю концепцию (источники силы, степень конкурентоспособности, факторы выживания);
внешний образ, имидж (ответственность перед партнерами, потребителями, обществом в целом).
Открытые и закрытые системы
Существенное проникновение во внутреннее строение организации обеспечивается использованием системного подхода.
Различают системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы порождено физическим науками. Здесь понимается, что система является самосдерживаемой. Ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.
Открытая система признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки активно взаимодействующие с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и в инвестиции, используют полученную прибыль для подержания самих себя, для развития, для выплаты дивидендов и уплаты налогов.
На схеме предусматривающей промышленную организацию как открытую систему (рис. 1), можно видеть поступление материалов, рабочей силы, капитала. Технологический процесс создается для переработки сырья в конечный продукт, который, в свою очередь, продается заказчику. Финансовые учреждения, рабочая сила, поставщики и заказчики, правительство – все являются частью окружения.
Степень разграничения открытой или закрытой систем меняется в рамках систем. Открытая система может стать более закрытой, если контакты с окружением уменьшаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.
Рис. 1. Промышленная организация как открытая система
Открытее системы тяготеют к нарастанию усложненности и дифференциации. Иными словами, открытая система будет по мере своего роста стремится к большей специализации своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими границами. Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительная его дифференциация и усложнение. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и материалы, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.
Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты, которые необходимо знать тем, кто изучает организации.
Одна из таких черт – это признание взаимозависимости между системой и внешним миром. Существует граница, отделяющая систему от ее окружения. Изменения в окружении влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение. Внешняя среда организации схематично представлена на рис.2.
Рис. 2. Внешняя среда организации
Организация должна отражать внешнюю среду. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала, получала вклад в общую работу со стороны всех ее членов и эффективно помогала работникам достигать поставленных целей и в настоящее время, и в будущем. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна быстро узнавать о всех изменениях среды, представлять их значение, выбирать наилучшею ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды.
Без границы не существует системы, и граница или границы определяют то, где начинаются и заканчиваются системы или подсистемы. Границы могут быть физическими, иметь психологическое содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для более углубленного понимания систем.
Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Открытее системы постоянно получают информацию из своего окружения. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса. Здесь под обратной связью понимается процесс, позволяющий часть выходной продукции получить обратно в систему в виде информации или денег для модифицирования производства той же выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.
Нужно учитывать и то, что организации укомплектовываются людьми. Очевидно, что при группировке видов деятельности и распределении полномочий внутри любой организационной системы необходимо учитывать различные недостатки и привычки людей. Это не означает, что организация должна создаваться применительно к людям, а не на основе целей и сопутствующих их достижению видов деятельности. Однако весьма важным, зачастую сдерживающим, для руководителя фактором является то, какие лица будут работать в организации.
Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, которые могут изменить ее положение, и чтобы все ее элементы действовали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.
Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаимодействия и скоординированности разных участков организации. Одной из причин того, что работники уходят, а акционеры не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворительность этих групп условиями труда и вознаграждением за участие в организации, и это недовольство может стать сильным, что возникнет угроза самому существованию организации. Внутренняя среда организации схематически показана на рис.3.
Для организации характерен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять цикл. Доходы, полученные заказчиками промышленных организаций, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения займов, если цикличность устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.
Рис. 3. Внутренняя среда организации
Следует подчеркнуть и то, что организационные системы предрасположены к сокращению или распадению на части. Поскольку закрытая система не получает энергию и новые вложения из своего внешнего окружения, она может со временем сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется негативной энтропией, т.е. она может реконструировать сама себя, подержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей мере, чем отдает наружу.
Приток энергии и для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство обмена энергией, в результате чего достигается относительно стабильное положение. Даже не смотря на то, что существует постоянный приток новых вложений в систему и постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система активно перерабатывает вложения в выходную продукцию, она оказывается, тем не менее, способной поддерживать себя в течение определенного времени.
Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости. Многие подсистемы в рамках системы имеют возможность получать энергии больше, чем требуется для производства своей продукции. Считается, что стабильное положение применимо к простым системам, но на более сложном уровне оно становится одним их факторов сохранения системы через рост и расширение.
По мере роста организации высшие ее руководители вынуждены все больше передавать свои обязанности по выработке решений вышестоящим звеньям. Однако поскольку руководители высшего уровня отвечают за все решения, их роль в организации изменяется: от выработки решений руководители высшего уровня переходят к управлению процессами выработки решения. В результате увеличение размеров организаций приводит к необходимости разделения труда в сфере управления. Одна группа – руководители высшего уровня – обладает первичными полномочиями и несет ответственность за определение характера системы управления организацией, т.е. процесса, с помощью которого должны разрешаться проблемы организации. Другая группа руководителей подчиняется руководству высшего уровня. Входящие в нее люди являются компонентами системы управления, а их основная обязанность состоит в выработке решений.
Открытые системы добиваются применения двух, часто конфликтующих, курсов действий. Действия по подержанию сбалансированности системы обеспечивают согласованность и взаимодействие с внешним окружением, что, в свою очередь, предотвращает очень быстрые изменения, которые могут разбалансировать систему. Напротив, действия по приспособляемости системы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамике внутреннего и внешнего спроса. Один курс действий, например, ориентирован на стабильность и сохранения достигнутого положения путем покупки, подержания, проверки и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использования правил и процедур. Другой курс сосредотачивается на изменениях посредством планирования, изучения рынка, развития производства новой продукции и т.п. И то, и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные и хорошо оснащенные организации, но не приспособленные к изменению условий, долго просуществовать не смогут. С другой стороны, приспособляемые, но не стабильные организации будут не эффективными и также маловероятно, что они смогут долго существовать.
Организационная культура
Рассмотрение организаций как сообществ, имеющих общее понимание своих целей, значения и места, своих ценностей и поведения, вызвало к жизни понятие организационной культуры. Организация формирует свой собственный облик, в основе которого лежат специфическое качество производимой продукции и оказываемых услуг, правила поведения и нравственные принципы работников, репутация в деловом мире и т.п. Это – система общепринятых в организации значений в постановке дела, в формах отношений и в достижении результатов деятельности, которые отличают данную организацию от других.
Характеристика организационной культуры охватывает:
индивидуальную автономность – степень ответственности, независимости и возможностей выражения инициативы в организации;
структуру – взаимодействие органов и лиц, действующих правил, прямого руководства и контроля;
поддержку – уровень помощи, оказываемой руководителями своим подчиненным;
вознаграждение – степень зависимости вознаграждения от результатов труда;
идентифицированность – степень отождествления работников с организацией в целом;
управление конфликтами – степень разрешаемости конфликтов;
управление рисками – степень, до которой работники поощряются в инновациях и поиске риска.
Та или иная организация может быть подвергнута анализу и подробно описана на основе перечисленных выше параметров и свойств.
В организациях можно выделить доминирующие культуры и субкультуры. Субкультуры развиваются в крупных организациях и отражают общие проблемы, ситуации, с которыми сталкиваются работники, или опыт разрешения. Они развиваются географически или по отдельным подразделениям. В успешно работающих организациях существуют собственные культуры, которые приводят их к достижению положительных результатов.
Организационная культура позволяет отличать одну организацию от другой, создает атмосферу идентифицированности для членов организации, генерирует приверженность чему-то большему, чем личный интерес; укрепляет социальную стабильность; служит контролирующим механизмом, который направляет и формирует отношения и поведение работников.
Культуру организации можно рассматривать как производную двух составляющих: 1) допущений и предпочтений тех, кто ее создал; 2) опыта, привнесенного их последователями. Подержание культуры на необходимом уровне непосредственно зависит от подбора работников, действий высших руководителей и методов социализации.
Цель подбора работников – выявить и нанять людей со знаниями, умениями, способностями выполнять соответствующую работу успешно. Окончательный выбор кандидата определяется субъективной оценкой того, кто принимает решение, насколько данный кандидат будет отвечать потребностям и требованиям организации. Эта субъективная оценка часто предопределяется существующей в организации культурой. Действия высших руководителей также оказывают значительное влияние на организационную культуру. Их поведение и то, что они провозглашают, устанавливают некие нормы, которые затем воспринимаются всей организацией. Социализация же представляет собой процесс адаптации новых членов в организации, процесс восприятия ее культуры. Нередко организационная культура может служить более важным фактором предвидения поведения организации, чем сами по себе ее объективные характеристики.
Тенденции организационных изменений
Можно проследить три фазы фундаментальных изменений в организациях, произошедших в XX столетии и имеющих подлинно историческое значение. Первая фаза – отделение управленческих функций от собственников и превращение управления в профессию. Вторая фаза – появление, начиная с двадцатых годов, командно-административных организаций с вертикальной соподчиненностью и высоким уровнем централизации решений. Третья фаза – переход к организациям с преобладанием горизонтальных структур и связей, базирующихся на широком использовании информационных технологий, специальных знаний и системных методов принятия решений.
На пороге следующего столетия совершается кардинальный переход от организационной рационализации, основанной преимущественно на накопительном опыте, к всестороннему применению современных знаний, информационных сетей и компьютерного образования. Этот процесс сопровождается целым рядом капитальных преобразований. Активизируется интеграция в управлении путем образования ассоциативных структур, альянсов разных типов, включая организации транснационального характера. Набирают силу процессы комплексной реструктуризации, перехода к организациям с внутренними рынками, сокращения размеров организационных звеньев, использования целевых групп, матричных структур и самообучающихся организаций.
Все это призвано обеспечить ликвидацию противоречий и антагонизмов в функционировании современных организаций, сдерживающих эффективное использование производственного и интеллектуального потенциала. В перспективе необходимо преодолеть все еще имеющееся противостояние жестких корпоративных требований и устремлений работников, современных технологических систем и социальной системы, интегрированных производственных процессов и ожиданий рабочих, рутиной работы и удовлетворения от нее. Отлаженные системы интерфейсов не должны противоречить гуманитарным нуждам, сложные структуры – чувству индивидуальности, факторы расходов и доходов – необходимости развития личности. Важно добиться гармонии и соответствия между стабильностью и инновациями, единообразием и изменениями, устойчивостью организационной системы и творческим подходом, ростом организации и уменьшением ее размеров, стремлением к прибыли и запросами общества.
Наряду с традиционными экономическим критериями оценки деятельности организаций, основанными на измерении эффективности использования ресурсов по отношению к результатам, на передний план все больше выходят «неосязаемые» измерители: интеллектуальный капитал, удовлетворенность потребителя, социальная прибыль, организационная культура. Такие критерии ориентированы на перспективу. Во многих случаях они лучше свидетельствуют о будущих результатах, чем финансовые показатели.
В условиях стремительного развития техники и технологии производства, динамичных изменений потребительских свойств продуктов и услуг, беспрецедентного роста коммуникаций и взаимозависимостей в управлении принципиальную важность приобретает стремление к организационным переменам и инновациям как к возможности препятствовать застою и обеспечивать эффективное использование всех имеющихся ресурсов. Главным источников всех этих возможностей становится управление, целеустремленная деятельность, компетентность и предприимчивость руководителей. Создавать условия для этого должна рационально построенная организация управления.
Заключение
В ходе написания данного реферата я определила, что входит в понятие «организация как система» и сделала следующие выводы.
Понимание сущности организаций расширяется благодаря ознакомлению их с внутренней и внешней средой, с миссией и системой целей, с концепцией жизненного цикла, включая все стадии развития – от рождения до старения и обновления.
Организационные процессы пронизывают все виды деятельности человека в экономической, социальной, политической, духовной, идеологической, семейно-бытовой и других сферах. Острые и хронические болезни социальной системы, локальные и глобальные кризисы, возрастающая борьба за природные ресурсы, конкуренция из-за рынков сбыта, безработица, обнищание все большей части населения планеты – все это заставляет рассматривать организационную науку как востребованную самим процессом развития человечества, а организационные задачи как наиважнейшие.
Способность к системному мышлению стала одним из требований к современному руководителю, менеджеру, а системное мышление рассматривается как производственная необходимость.
Список использованной литературы
1. Акимова Т.А. Теория организации: Учебное пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 367 с.
2. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие – Минск: «Новое знание», 2003. – 298 с.
3. Кусков А.Н., Чумаченко А.П. Менеджмент: Учебное пособие. – М.: МГИУ, 2004. – 345 с.
4. Мильнер Б.З. Теория организаций. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 336 с.
5. Туровец О.Г., Родионова В.Н. Теория организации: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 318 с.
Важнейшей характерной чертой организации является системность и комплексность, что означает применение принципов всеобщей связи и развития к ее познанию.
Под системой понимается совокупность элементов (подсистем), находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая взаимно обуславливает их, составляя определенную целостность и единство. В виде системы может выступать любая фирма (организация), ее подразделение, отдел, человек. Одна система является составной частью более крупной и сложной системы.
Несмотря на общность, системы имеют свои черты и закономерности. Большие отличия имеют социально-экономические системы (организации), так как их неотъемлемым элементом является человек, коллективы людей. В основе таких систем лежат интересы членов организации, их совокупность влияет на состояние системы и ее развитие.
Организация как система представляет собой
· относительно обособленную целостность;
· набор объектов, имеющих данные свойства, и набор связей между объектами и их свойствами;
· единство управляемой и управляющей систем;
· совокупность технической, технологической, организа-ционной, экономической и социальной систем;
· неразрывность внутренней и внешней среды;
· взаимную обусловленность и взаимозависимость всех элементов (переменных) внутренней и факторов прямого и косвенного воздействия внешней среды;
· целостность управления инновациями, качеством, сбытом, материально-техническим обеспечением, кадрами, социальным развитием.
Система есть средство, с помощью которого осуществляется решение проблемы. Проблемой называется ситуация, характеризующаяся различием между необходимым (желаемым) и существующим выходом. Проблема есть разница между существующей и желаемой системой. Проблема может заключаться в предотвращении уменьшения или в увеличении выхода. Решение проблем осуществляется в любой организации, однако от содержания проблемы зависят
конкретные формы проявления проблем и их содержание;
причины их возникновения и развития;
формы организации и содержание решения проблем.
Использование возможностей системы в отсутствие проблем означает, как минимум, бесполезную растрату ресурсов. С другой стороны, организация, не выстроенная системно, не может эффективно использовать для решения проблем современный научный инструмент, для этого необходимы изменения в самой организации.
Комплекс работ по решению отдельных проблем называется программой развития организации.
Всякая система может рассматриваться как подсистема другой системы. Иерархия системы имеет следующие особенности:
· в составе системы каждый ее элемент самостоятелен, что находит выражение в функциях и структуре организации;
· самостоятельность эта не абсолютна, а относительна, поскольку функции и структура каждого элемента обусловлены функцией всей системы;
· системы различных уровней и масштабов несводимы друг к другу, что находит отражение в соответствующем распределении между ними прав и обязанностей.
Самостоятельность каждой системы управления и ее элементов дополняется их подчинением соответствующей настоящей ступени иерархии. Отсюда следует, что каждая система, будучи самоуправляемой, в то же время подвержена внешнему воздействию более крупной системы, для которой она является подсистемой, и сама в свою очередь управляет подсистемами.
Важное значение имеет укрепление самостоятельности системы и степени управляемости объектов, что зависит не только от управляемой, но во многом и от управляющей системы. Самостоятельность отдельных подразделений относительна, органическая связь и взаимозависимость подсистем постоянно усиливается, что связано с развитием специализации, усложнением связей и отношений.
Таким образом, любая организация образует сложную совокупность различных сторон, явлений, процессов, подразделений, служб, органов управления, функционирование которых взаимосвязано и взаимообусловлено, что и предполагает необходимость системного подхода к формированию и решению задач организации.
Ведущим принципом системного подхода является рассмотрение всякого объекта управления в качестве системы, состоящей из многих подсистем (элементов), четкое определение ее целей, а также путей наиболее эффективного их обеспечения, притом не только по системе в целом, но и по каждой подсистеме. Конечные цели системного подхода - создание целостного представления об объекте управления и связях, влияющих на его состояние, а также о способах воздействия на этот объект.
Системный подход требует не только учета связей и отношений, но и определения их значения, веса в развитии объекта в целом. Итогом такого анализа будет выявление главного звена для принятия управленческих решений, оценка полученного результата не по непосредственному, а по интегральному конечному эффекту.
Важно также не забывать основной исторической связи, смотреть на каждый вопрос, решаемый в организации, с точки зрения того, как известное явление в истории возникло, какие главные этапы в своем развитии прошло и что оно представляет собой в данный момент.
Системный подход - это исследование объектов как систем, когда они рассматриваются как совокупность взаимосвязанных элементов, имеющих выход, вход, связь с внешней средой, обратную связь. Это главный принцип построения, функционирования и развития любых объектов.
Системный подход не есть набор каких-то руководств или принципов для менеджеров, это способ мышления по отношению к организации и управлению.
Существует так называемый принцип "черного ящика" системного подхода. Рассмотрим его на примере организации, выпускающей определенные товары или предоставляющей услуги. При применении системного подхода алгоритм будет следующим:
1) сначала формируются параметры выхода - товара или услуги (что производить, с каким качеством, какими затратами, для кого, в какие сроки, по какой цене). Системный подход требует, чтобы на все данные вопросы ответ был дан одновременно;
2) затем изучается организационно-технический уровень производства (уровень техники, технологии, организации производства и управления);
3) анализируется состояние внешней среды (политическое, экономическое, социальное, культурное и региональное);
4) в заключение определяются параметры входа, прежде всего трудовые, материальные и энергетические ресурсы.
Схематично принцип "черного ящика" выглядит следующим образом.
Внешняя среда
Вход Процесс Выход
Система - совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует некоторую целостность, единство. Среди се основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определенной структуры. Вместе с тем система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов. Всякая система имеет входное воздействие, структуру обработки входного воздействия, конечные результаты и обратную связь.
Выделяют системы материальные и абстрактные, статичные и динамичные, органические и неорганические, открытые и закрытые, и т. д. в зависимости от оснований классификации систем.
Организация в менеджменте - это объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или достигающих определенной цели и действующих на основе определенных процедур и правил. В общем смысле под организацией имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп. В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.
Организация как система управления - одно из ключевых понятий теории организации, которое связанно с:
- целями;
- функциями;
- процессом управления;
- квалификацией менеджеров;
- распределением полномочий для достижения определенных целей.
В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональных специализаций. Организация построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, стремящиеся к непрерывному совершенствованию, развитию как системы в целом, так и ее отдельных составляющих.
Управление - это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного положения или перевода ее в новое состояние. Любая система управления должна иметь четыре основных элемента:
- вход основной системы;
- выход основной системы;
- канал обратной связи (воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода);
- блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.
В настоящее время в составе организации как системы управления выделяют следующие подсистемы:
- структура управления;
- техника управления;
- функции управления;
- методология управления.
Надо отметить, что систему управления можно рассматривать как с позиции статики, т. е. как некий механизм (организация), так и с позиции динамики - как управленческую деятельность.
Подходы (методология) к управлению включают в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Основной задачей системы управления организации ставится формирование профессиональной управленческой деятельности.
Процесс управления, как элемент управленческой деятельности, включает в себя: систему коммуникации, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.
Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно:
- структуру управления организации, во многом определяющуюся по отношению к другим элементам. Структура органов управления и должностей, распределение между ними полномочий и ответственности часто предопределяет технику управления, процесс, методы, функции и схему организационных отношений с учетом профессионализма персонала;
- компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота. Стройность и действенность системы управления в немалой степени зависит от системы документооборота предприятия. От нее напрямую зависит и число ошибок учета и планирования, и оперативность реагирования на определенное воздействие. На практике все более широкое понимание находит истина, что функциональность организации рабочего места повышает производительность труда работника и управленца не только технически, но и в результате получения ими положительного эмоционального настроя.
Сущность управления можно проследить через эволюцию представления об организации как основного объекта управления. Выделяют пять перечисленных ниже этапов.
- Организация представляется как сумма трудовых операций. Управлять - значит правильно организовать производственные процессы и повышать производительность труда. Организация конструируется и контролируется менеджерами.
- Организация - это административная пирамида как наиболее устойчивое строение (административный механизм). Ей присуща четкая структура, единоначалие, разделение труда, баланс полномочий и ответственности, корпоративная мораль.
- Организация - бюрократия, где человек - это винтик огромной машины, материал для построения целого, не имеющий право на индивидуальные особенности. Индивидуальность личности подавляется разработкой и предписанием точного соблюдения инструкций практически "на все случаи жизни".
- Организация - это группа единомышленников, семья. При такой концепции на первый план выходят межличностные и.межгрупповые отношения (принцип Э. Мэйо). Управление должно вписываться в психологическую структуру группы, осознавать возможность спонтанного, неконтролируемого, самоорганизации.
- Организация - это социотехническая система, т. е. взаимодействие группы людей с определенной техникой. Техническая система и система межличностных отношений могут пересекаться. От технической системы зависят социальные отношения, а от последних - производственная система. Отсюда - организация характеризуется как сложная, разнородная вероятностная система.
Д. Ямпoльcкaя, M. Зoниc
ТЕМА 1: Организация как система
План:
2. Свойства системы
1.Сущность и характеристики организации и системы
Сущность понятия «организация» позволяет сделать вывод о том, что рассмотрение организации как целостного образования обусловливает тождественность этого понятия с понятием «система».
Система (от греч. Systema - целое, составленное из частей; соединение), множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство.
Выделяют материальные и нематериальные системы. Материальные разделяют на системы неорганической природы (физические, геологические, химические и др.) и живые системы (простейшие биологические системы, организмы, популяции, виды, экосистемы); особый класс материальных живых систем - социальные системы (от простейших социальных объединений до социально-экономической структуры общества).
Нематериальные системы - понятия, гипотезы, теории, научные знания о системах, лингвистические (языковые), формализованные, логические системы и др. В современной науке исследование систем разного рода проводится в рамках системного подхода в теории систем, кибернетике, системотехнике, системном анализе и т. д.
В научной литературе система трактуется как некое целое, созданное из частей и элементов, для целенаправленной деятельности, обладающих свойствами воспроизводить целостное образование. Такое образование представляет собой конечное множество функциональных элементов и отношений между ними, выделенное из среды с определенной целью в рамках определенного временного интервала.
Система - единство, состоящее из взаимозависимых частей, каждая из которых привносит что-то конкретное в уникальные характеристики целого.
Организации считаются открытыми системами, потому что они динамично взаимодействуют с внешней средой.
Приведем некоторые определения понятия, «система», имеющиеся в трудах Людвига фон Берталанфи, Артура Холла, Уильяма Гослинга. Так, согласно позиции Л. фон Берталанфи, система представляет собой комплекс элементов, находящихся во взаимодействии. А. Холл трактует это понятие как множество объектов вместе с отношениями между ними и между их атрибутами. По мнению Р. Акоффа, система представляет собой любую сущность, состоящую из взаимосвязанных частей, а у. Гослинг определяет систему как собрание простых частей. Таким образом, мы будем рассматривать систему как комплекс элементов с существующими между ними взаимосвязями.
В соответствии с общей теорией систем под системой понимается некоторое сложное целое, обладающее ярко выраженными границами и относительно независимыми составляющими, связанными между собой так, что их взаимодействие обладает способностью воспроизводить целостное образование. Изменение положения или состояния одной части с неизбежностью приводит к изменению других частей.
При исследовании систем используются такие понятия как элемент, структура, подсистема, связи, функция, целевая функция, информация и др.
Элемент - неделимая часть системы. Элементы и свойства системы соединяются в единое целое посредством связей. Под элементом принято понимать простейшую неделимую часть системы.
Ответ на вопрос, что является такой частью, может быть неоднозначным и зависит от цели рассмотрения объекта как системы, от точки зрения или от аспекта его изучения. Таким образом, элемент системы - предел членения системы с точки зрения решения конкретной задачи и поставленной цели. Систему можно расчленить на элементы различными способами в зависимости от формулирования цели и ее уточнения в процессе исследования.
Понятие «связь» входит в любое определение системы наряду с понятием «элемент» и обеспечивает возникновение и сохранение структуры и целостности свойств системы. Это понятие характеризует одновременно и строение (статику) и функционирование (динамику) системы.
Связь характеризуется рядом свойств, например, силой, направленностью и характером (или видом) и др. По первым двум признакам связи можно классифицировать на направленные и ненаправленные, сильные и слабые, а по характеру - на связи подчиненные, генетические, равноправные (или безразличные) связи управления. Связи можно классифицировать также по месту приложения (внутренние и внешние), по направлению процессов в системе в целом или в отдельной ее подсистеме (прямые и обратные). Связи в конкретной системе могут быть одновременно охарактеризованы несколькими из названных свойств.
Важную роль в системе играет понятие «обратной связи». Обратная связь является основой саморегулирования и развития системы, приспосабливает ее к изменению организационных условий существования.
Структура - совокупность связей между элементами системы, отражающих их взаимодействие.
Подсистема - выделяемое в соответствии с определенными признаками подмножество взаимосвязанных элементов. Система может быть большой и ее целесообразно разделить на ряд подсистем. Подсистема - это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область.
Функция - целенаправленный набор действий, операций или процедур. Функции системы представляются в виде набора некоторых преобразований.
Целевая функция - функция в экстремальных задачах, минимум или максимум которой необходимо найти. Экстремальному значению целевой функции обычно соответствует оптимальное решение.
Информация - сведения, сообщения, знания, данные о состоянии внешней и внутренней среды системы. Признаками системы являются:
- множество элементов;
- единство главной цели для всех элементов;
- наличие связи между элементами;
- целостность и единство элементов;
- структура и иерархичность;
- относительная самостоятельность;
- четко выраженное управление.
2. Свойства системы
Целостность системы характеризуется рядом свойств и особенностей. Понятие «дифференциация» отражает свойство расчленения целого на части, проявление разнокачественности его частей. Понятие «интеграция» связано с объединением совокупности соподчиненных элементов в единое образование. Целостность системы обусловливает ее устойчивость и эффективность функционирования.
Неаддитивность - появление нового качества системы в результате интеграции отдельных элементов или подсистем в единое целое. Эффект деятельности всей системы не равен сумме эффектов деятельности каждого ее элемента в отдельности. Это можно объяснить тем, что при декомпозиции происходит разрыв не только горизонтальных связей (неформальных связей на уровне структурного блока), но и большого количества неформальных связей без уровневой дифференциации, что как раз и приводит к потере части эффекта.
Эмерджентность - появление у системы эмерджентных свойств, не присущих составляющим ее элементам. Явление эмерджентности заключается в том, что основные цели деятельности каждого из элементов системы, как правило, не совпадают с целями деятельности всей системы в целом. Данное свойство систем в организационных структурах управления появляется при анализе осуществления деятельности различными уровнями управления.
Синергизм - однонаправленность действий, происходящих в определенной системе, результатом чего является повышение конечного эффекта. Максимальный эффект деятельности системы будет достигнут только в том случае, если все ее элементы и подсистемы будут работать в одном направлении. Чем более организованно и четко функционирует система, тем больший достигается синергетический эффект. Если система дезорганизована, то появляется отрицательный эффект, что безусловно сказывается на результатах ее деятельности в целом.
Обособленность - изолированность систем или подсистем от взаимодействия с другими системами или подсистемами в общей иерархии построения систем. Это свойство систем, которое характеризует их границы, их обособленность от других систем и от тех, в которые они входят.
Совместимость - взаимосвязанность элементов и подсистем одной системы с элементами и подсистемами других систем, способность элементов и подсистем быть совместимыми не только с элементами и подсистемами других систем, но и с системами более высокого порядка.
Адаптивность - приспособление системы к изменяющимся внешним и внутренним параметрам ее существования.
Членимость - свойство системы разделяться на подсистемы (элементы), которые являются одновременно подсистемами (элементами) некоторой другой системы.
Чувствительность - совокупность реакций состояния и выходов системы на изменение ее параметров, начального состояния, на возмущение и управляющие воздействия.
Инвариантность - независимость (минимальная зависимость) компонентов состояния или выходов системы от различных возмущений на входных полюсах или изменении параметров системы. Инвариантность в системном смысле можно считать нулевой чувствительностью по отношению к различным внешним возмущающим воздействиям или параметрам. Инвариантность к внешним возмущениям можно интерпретировать как отсутствие управляемости.
Устойчивость - свойство системы сохранять состояние равновесия или некоторого движения при воздействии на нее факторов, вызывающих определенные начальные отклонения.
Наблюдаемость (идентифицируемость) состояний - свойство, характеризующее принципиальную возможность определения начального (наблюдаемость) или текущего (идентифицируемость) состояния системы по данным, снимаемым с входных и выходных полюсов. Но даже интенсивная реакция не гарантирует наблюдаемости. Наблюдаемость существует при единственности решения задачи определения состояния по данным наблюдений этой реакции. При единственности решения во всем пространстве состояний система называется полностью наблюдаемой в пространстве состояний.
Управляемость - принципиальная возможность перевода системы из одних состояний в другие с помощью управляющего воздействия, которое выбирается из класса допустимых управлений.
Потенциальная эффективность - предельно достижимое значение того или иного показателя качества системы для заданных исходных и ограничивающих данных о ней, а также при соответствии этому показателю решения задачи оптимального выбора (параметров, управления, поведения, взаимодействия со средой).
Мультипликативность. Свойство мультипликативности заключается в том, что отрицательные тенденции в системах имеют обыкновение не складываться, а умножаться.
Централизованность. Степень централизации системы, характеризует соотношение в ней централизации и децентрализации в выполнении наиболее важных функций. Это очень важное свойство систем достаточно активно изучается в настоящее время. Большое количество крупных организаций уже достигли того критического размера производства, когда их дальнейшее увеличение, без качественного изменения методов управления, приведет к падению эффективности их функционирования. То есть эффект масштаба, за счет которого они получали большие доходы, себя уже исчерпал, а дальнейшее наращивание производства будет приводить к снижению эффективности их функционирования. Процесс децентрализации способен разгрузить высший и средний уровни управления организаций и, тем самым, увеличить их гибкость и адаптивность в окружающем мире, что позволит организациям и дальше функционировать достаточно эффективно.
Обратная связь. Наличие свойства обратной связи в системе свидетельствует о том, что информация о выходном продукте системы используется для налаживания ее производственных функций. Это свойство систем дает им возможность увеличения своей адаптивности в быстро меняющихся внутренних и внешних условиях существования, и его необходимо учитывать при их анализе.
Помимо рассмотренных основных свойств существует большое количество производных свойств, например, организованность, целеустремленность и т. д. Схема функционирования системы представлена на рис. 2:
Рис. 2. Схема функционирования системы
В исследовании и применении систем наука прибегает к классификации по признаку сферы их образования. Классификация систем может быть проведена по различным признакам, однако основной является группировка их в трех подсистемах:
- технической (станки, оборудование, компьютеры);
- биологической (флора, фауна планеты, замкнутые биологические подсистемы - муравейник, человеческий организм);
- социальной (характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов).
- искусственные (создаются человеком для реализации заданных программ или целей) и естественные (создаются природой, человеком для целей мирового существования);
- открытые (связь с внешней средой и сильная зависимость от нее) и закрытые (внутренние связи);
- детерминированные (предсказуемые) и стохастические (вероятностные);
- мягкие (высокая чувствительность к внешним воздействиям) и жесткие (большая устойчивость к внешним воздействиям).
Теория систем впервые была применена в точных науках и в технике. Применение теории систем в управлении в конце 50-х годов явилось важнейшим вкладом школы науки управления, сформировало системный подход как «способ мышления по отношению к организации и управлению».
Для исследования организации необходимо основываться на определениях таких понятий, как социальная организация, система, структура и учитывать взаимосвязь между этими понятиями. Понятие «организация» употребляется применительно к биологическим, социальным и некоторым техническим объектам и связано с понятиями структуры и системы. Структура - совокупность устойчивых связей объекта, обеспечивающих воспроизводимость при изменяющихся условиях. Структура понимается как внутренняя организация и упорядоченность объекта. В понятии «структура», как правило, фиксируются относительно инвариантные и статические (относящиеся к строению и способам взаимосвязи частей) закономерности, а в понятии «организация» - динамические (относящиеся к функционированию, поведению и взаимодействию частей). Система - целостный объект, состоящий из элементов, находящихся во взаимных отношениях. Отношения между элементами формируют структуру системы. Структура - совокупность связей между элементами системы, отражающих их взаимодействие.
Если под структурой понимать принципиальную схему иерархически упорядоченной совокупности функционально связанных элементов, обеспечивающих целостность системы, то, очевидно, что в организации можно выделить целый комплекс взаимосвязанных структур (схем организационных структур). Примером могут служить: производственная структура, технико-технологическая структура производственных процессов организации, структура капитала, структура документооборота и т. п.
Понятие «социальная система», как наиболее общее, позволяет более точно определить и проанализировать понятие «организация».
Социальная система - это упорядоченность в определенном отношении взаимодействующих индивидов, вещей, процессов, образующая интегрированные качества, не свойственные составляющим ее компонентам. К социальным системам относятся: образовательные, политические, экономические, медицинские, правовые.
Результатом процесса организации является организационная система. Организационную систему отличает взаимодействие таких понятий, как субъекты (главные элементы), объекты (морфологические элементы - операции, процессы, отделы, структурные блоки и компоненты), связи (качество организационной системы, означающее, что все субъекты и объекты, предметы и явления находятся в многообразной зависимости и в различных отношениях друг к другу), отношения (одна из основных форм всеобщей взаимосвязи предметов явлений, субъектов в природе и обществе; в организационных системах - отношения субъектов), свойства, состояния, среда, самоорганизация, саморегулирование.
3. Системные свойства организации
Сопоставляя сформулированные ранее определения и толкования понятий «система» и «организация», их соотношение и взаимосвязи, легко обнаружить существенное сходство между ними по их признакам и свойствам. Поэтому, рассматривая организацию с точки зрения системного подхода, можно сказать, что основополагающим и системообразующим ее проявлением являются ее свойства и признаки. Отсюда вытекает ряд задач теории организации - выявление этих системных свойств и признаков организации, их классификация как системных образований, роль функции организации в системе управления и другие. Рассмотрим эти особенности.
Под системными признаками организации будем понимать предметно-практические характеристики любого целостного образования, системы. В научной литературе рассматривается множество таких признаков, среди которых: множество элементов; единство главной цели для всех элементов; относительная самостоятельность элементов; наличие связей между элементами; целостность и единство элементов структуры; четко выраженное управление. Наиболее значимыми из них являются:
- наличие составляющих элементов или частей, образующих внутреннюю структуру целого (например, детали и узлы станков, компьютеров, отрасли промышленности или транс порта и т. д.);
- наличие устойчивых взаимосвязей между элементами, которые упорядочивают их в целесообразное единство, систему. В основе признака лежит соотношение частей и целого (например, взаимосвязи между кафедрами, деканатами, учебно-методическими и другими подразделениями вуза, объединяющие их в единую образовательную систему);
- факт реального существования организации в объективной действительности как автономной системы в установленных границах ее функционирования (например, планетарная система, предприятие, технологический процесс и т. д.).
В научной литературе приводятся и другие признаки, характерные для различных областей природы и общества. Однако перечисленные признаки должны всегда иметь место в организации как системе. В противном случае, организация как система не существует. Например, умозрительно созданная система, не отображенная на каких-либо носителях, а только в голове исследователя, не является реальной организационной системой.
Рассмотрим системные свойства организации, характерные для организаций любой сферы. Под свойством понимается конкретная количественная или качественная характеристика (параметр), отражающая специфическую особенность исследуемого предмета. Свойство должно подчеркивать либо сходство, либо отличие исследуемого предмета от других предметов.
Задача теории организации заключается в том, чтобы выявить и обобщить особенности этих свойств, т. е. абстрагировать их в такой степени, чтобы они стали характерными для любых организаций, т. е. системными свойствами организации в принципе. К сожалению, и здесь также отсутствует однозначный подход ученых.
Представление организации как системы позволяет выделить ряд присущих ей общих системных свойств, наблюдаемых в организациях любой природы: целостность, эмерджентность, эквифинальность, гомеостазис.
Целостность характеризует способность организации к объединению, связыванию элементов или частей в единое целое. Каждый элемент в целостном образовании занимает определенное место и выполняет конкретную функцию, направленную на достижение общей цели организации. Свойство целостности проявляется во взаимосвязи и взаимодействии элементов системы. Таким образом, организацию можно рассматривать как интегрированное целое, в котором каждый структурный элемент занимает строго определенное место и выполняет конкретную функцию. Свойство целостности не проявляется в наборе случайных элементов.
Свойство эмерджентносги подразумевает наличие качественно новых свойств целого, отсутствующих у его составных частей. Свойства целого не являются простой суммой свойств составляющих его элементов, хотя и зависят от них.
Эквифинальность - свойство организации как системы, характеризующее ее внутреннюю предрасположенность к достижению некоторого предельного состояния, не зависящего от внешних условий.
Свойство гомеостазиса проявляется в том, что организация всегда стремится восстановить нарушенное равновесие, компенсируя возникающие под влиянием внешних факторов изменения. Организация, находящаяся в равновесии в процессе развития, постоянно утрачивает это качество и переживает новое состояние, называемое «кризис», а преодолевая его, приходит к новому равновесию, но уже на другом уровне развития.
Рассмотренные системные признаки и свойства не исчерпывают содержание организации как понятия, отражая в большей мере сущность статической организации в ее равновесном и устойчивом состоянии. Именно эти особенности организации выявлены и исследованы А.А. Богдановым в его «Тектологии».
Американский ученый Дж. Миллер определил следующие главные элементы системной модели организации:
- организация представляется как упорядоченность подсистем и компонентов в трехмерном пространстве в данный момент времени.
- организация может рассматриваться как сложный процесс, основой которого являются все изменения материальных объектов и информации.
- в организациях присутствуют подсистемы, которые являются составными частями системы (управленческая, экономическая, технологическая)
- в организациях возникают организационные отношения (по поводу целей, межличностные, властные, информационные)
- в организациях протекают системные подпроцессы (властные, материально-энергетические).
Основными отличиями организации от других систем Миллер считает наличие самостоятельных целей системы и сложной управленческой подсистемы, которая представляется как многоуровневая и организованная по иерархическому признаку.
- 1с предприятие 8.3 закрытие месяца. Как закрывать квартал начинающему бухгалтеру пошаговая инструкция. Настройка учетной политики организации
- Продажа ос в 1с 8.3 бухгалтерия. Как в «1с» отразить продажу основных средств и мнма. Продажа основного средства с восстановлением амортизационной премии
- Расчет и калькуляции себестоимости продукции Расчет себестоимости путем распределения расходов
- Самые счастливые люди на Земле: особенности и интересные факты